Jak správně svolat valnou hromadu společnosti s ručením omezeným aneb jak má vypadat pozvánka na valnou hromadu?
Budete ve Vaší společnosti s ručením omezeným svolávat valnou hromadu a chcete celý proces zvládnout v souladu se zákonem, abyste se vyhnuli riziku neplatnosti valné hromady či jiným komplikacím? Pokud je tomu tak, informace v mém článku níže by Vám k tomuto mohli dopomoci.
Valná hromada se v SRO má obecně konat koná alespoň jednou za účetní období (jednou ročně), tedy jednatel společnosti je povinen alespoň jednou za účetní období valnou hromadu svolat. Zákon či společenská smlouva přitom mohou určit, že valná hromada má být svolána častěji.
Ve své praxi se poměrně často setkávám s případy, kdy jednatelé SRO mají nepřesnou, resp. zkreslenou představu o tom, jak valnou hromadu řádně svolat a neuvědomují si rizika, která mohou hrozit v případě, když valná hromada bude svolána nesprávně. Mezi hlavní rizika nesprávného svolání valné hromady přitom patří to, že proběhlá valná může být následně na popud např. některého ze společníků prohlášena soudem za neplatnou, což by znamenalo, že všechna přijatá usnesení valné hromady by mohla být zrušena.
Žádný jednatel se nechce dostat do situace, kdy svolá valnou hromadu, valná hromada rozhodne například o rozdělení zisku, schválení prodeje podílu některého ze společníků či zvýšení základního kapitálu a po uskutečněné valné hromadě se bude některý ze společníků u soudu domáhat vyslovení neplatnosti valné hromady poukazujíc např. na to, že pozvánka na valnou měla nějaký formální nedostatek. Taková situace by totiž mohla ochromit činnost společnosti, zkomplikovat plánovanou obchodní transakci či dokonce vystavit jednatele, který svolal valnou hromadu, riziku náhrady škody. Ve své praxi jsem zaznamenal, že nesprávně svolané valné hromady dokonce měly dopad na kupní cenu za podíl v SRO, v níž byly valné hromady svolávány.
Abychom ve Vaší společnosti předešli uvedeným rizikům, podívejme se tedy na hlavní otázky, kterým je třeba při svolávání valné hromady věnovat pozornost.
1. Forma pozvánky na valnou hromadu
Pokud společenská smlouva společnosti neurčí jinak, pozvánka na valnou hromadu musí mít písemnou formu a musí být řádně podepsána osobou svolávající valnou hromadu (což bývá obvykle jednatel v SRO). Pozvánka se obvykle zasílá všem společníkům společnosti dopisem, a to na adresy společníků uvedené v seznamu společníků, který má každá společnost s ručením omezeným povinnost vést.
Pokud má společnost s ručením omezeným své internetové stránky, není povinna pozvánku na volnou hromadu zveřejňovat na těchto internetových stránkách, ledaže by toto měla specificky upraveno ve společenské smlouvě.
Společníci si také mohou ve společenské smlouvě dohodnout, že pozvánka na valnou hromadu bude mít jinou než písemnou formu, takže pozvánka by mohla být zasílána společníkům například emailem či jinak. V takovém případě je však potřeba, aby společenská smlouva jasně upravovala, jakým způsobem bude pozvánka společníkům doručena, tedy zejména na jaké emailové adresy atd., aby nevznikaly pochybnosti o řádném doručení pozvánky.
2. Obsah pozvánky na valnou hromadu
Pozvánka na valnou hromadu SRO musí podle zákona o obchodních korporacích obsahovat zejména:
- uvedení termínu jednání a místa konání valné hromady,
- pořad jednání valné hromady, a
- text návrhu usnesení, která mají být valnou hromadou přijata.
Všechny tyto informace musí být v pozvánce obsaženy, jinak hrozí významné riziko neplatnosti valné hromady. Společenská smlouva SRO může určovat, že pozvánka musí obsahovat ještě i další informace, takže při přípravě pozvánky na valnou hromadu je vždy dobré podrobně projít společenskou smlouvu Vaší společnosti.
Termín jednání valné hromady. Termín jednání valné hromady bude v pozvánce určen datem a časem, přičemž datum by ideálně mělo připadat na některý pracovní den a čas zahájení valné hromady by měl být stanoven na nějakou rozumnou denní dobu tak, aby se společníci měli možnost na valnou hromadu rozumně dostavit. Doba jednání valné hromady totiž nesmí nepřiměřeně omezovat právo společníka účastnit se valné hromady. Tedy určitě bych nedoporučoval nastavovat datum konání valné hromady např. na některý státní svátek a hodinu zahájení valné hromady například na 4 hodiny ráno (s úmyslem takto co možná nejvíce omezit možnost společníků, aby se valné hromady zúčastnili).
Místo konání valné hromady. Místo konání valné hromady je potřeba určit tak, aby společníci toto místo mohli jednoduše najít, aby bylo pro společníky relativně dobře dostupné a aby v něm byla dostatečná kapacita pro všechny společníky tak, aby se skutečně všichni společníci mohli valné hromady zúčastnit.
Pořad jednání valné hromady. Pořadem jednání valné hromady se rozumí jednotlivé body, které budou na valné hromadě projednávány. Tyto body musí být v pozvánce popsány dostatečně podrobně, aby se společníci s nimi mohli již prostřednictvím pozvánky seznámit a aby se mohli na jejich projednání na valné hromadě dopředu dostatečně připravit (tedy pokud bude v pozvánce jako bod uvedena například změna společenské smlouvy, měla by pozvánka obsahovat ideálně přesné znění úprav společenské smlouvy včetně odůvodnění, proč se změny navrhují; pokud se bude navrhovat například zvýšení základního kapitálu společnosti, měla by pozvánka jasně určovat, jaký způsobem a v jakém rozsahu ke zvýšení základního kapitálu dojde atd. a z jakých důvodů se tak má stát). V tomto směru rozhodně platí, že čím detailněji budou jednotlivé body v pozvánce popsány, tím více se sníží riziko, že společníci (či jiné osoby) budou napadat platnost valné hromady pro neurčitost pozvánky.
Text návrhu usnesení. Návrh usnesení by měl být v pozvánce formulován přesně, aby se společníci mohli již v pozvánce seznámit s tím, přijetí jakého konkrétního usnesení je navrhováno a aby se podle toho mohli společníci na valnou hromadu připravit.
Účast na valné hromadě s využitím technických prostředků. Zákon o obchodních korporacích umožňuje, aby se společníci účastnili valné hromady, aniž by byli valné hromadě fyzicky přítomní. Jde o účast na valné hromadě s tzv. využitím technických prostředků. To může například znamenat, že společník se na valnou hromadu připojí z jiného místa pomocí videokonference (Skype atd.), telefonem či jiné obdobné služby. Pokud společenská smlouva umožňuje účast a hlasování na valné hromadě s využitím technických prostředků, musí pozvánka na valnou hromadu obsahovat i podmínky takové účasti a hlasování, jak jsou určené společenskou smlouvou nebo, neurčuje-li je společenská smlouva, budou tyto podmínky muset být v pozvánce určeny jednatelem. Připouští-li společenská smlouva účast a hlasování na valné hromadě s využitím technických prostředků, musí být podmínky účasti určeny tak, aby umožňovaly společnosti ověřit totožnost daného společníka a určit podíly, s nimiž je spojeno společníkovo vykonávané hlasovací právo. Pokud by dané technické prostředky neumožňovaly ověřit totožnost konkrétního společníka a určit podíly, s nimiž je spojeno jeho vykonávané hlasovací právo, k účasti takového společníka a jeho hlasům by se vůbec ne přihlíželo, což by pro takového společníka či společnost mohlo mít velmi negativní následky.
Z tohoto pohledu tedy může být účast na valné hromadě s využitím technických prostředků poměrně riziková, a pokud nebudou splněny všechny výše uvedené zákonné požadavky (tedy pokud by se například nepodařilo bezpečně ověřit totožnost společníka, který se na valnou hromadu připojil pomocí nějaké elektronické služby), mohla by se otevřít možnost pro to, aby platnost valné hromady byla ze strany jiných společníků zpochybňována.
V každém případě lze jen doporučit, aby byl z konání takové valné hromady vždy pořízen elektronický záznam, který bude po určitou dobu uchován, a kterým bude možno prokázat, jaká komunikace přes technické prostředky proběhla a kdo se tedy valné hromady skutečně účastnil a jak jeho totožnost byla ověřována.
Další náležitosti pozvánky na valnou hromadu. Další náležitosti pozvánky mohou obsahovat jednotlivé specifické právní předpisy (např. § 95 zákona o přeměnách obchodních společností a družstev stanovuje, jaké další náležitosti musí pozvánka na valnou hromadu obsahovat v případě, že při přeměně společností dochází ke snižování či zvyšování základního kapitálu nástupnické společnosti). Proto je potřeba dívat se na každou valnou hromadu individuálně a pečlivě zvažovat, jaké zákonné požadavky je potřeba při jejím svolávání splnit.
3. Lhůta pro doručení pozvánky společníkům
Častým problémem při svolávání valné hromady je to, že pozvánka není společníkům doručena v dostatečném časovém předstihu, jak požaduje zákon o obchodních korporacích. Pozvánka na valnou hromadu SRO totiž musí být společníkům doručena alespoň 15 dnů před konáním valné hromady. Pokud se tak nestane, hrozí významné riziko, že platnost valné hromady může být ze strany společníků (či jiných osob) napadána.
Důležité je, že i když nebude pozvánka doručena společníkům v uvedené 15-denní lhůtě z důvodu, které budou na straně doručovatele pozvánky (typicky Česká pošta u pozvánek v listinné formě), kterého společnost pro rozeslání pozvánek použije, i tak bude s velkou pravděpodobností nést následky opožděného doručení pozvánky společnost (tedy i v tomto případě se otevře možnost společníkům či jiným osobám, aby napadali platnost valné hromady pro opožděné svolené valné hromady).
V každém případě doporučuji pozvánku na valnou hromadu zasílat s dostatečným předstihem a spíše přidat k uvedené 15-denní lhůtě ještě alespoň týdenní rezervu navíc, aby např. kvůli průtahům doručovatele (České pošty) s doručením pozvánky se celý proces svolávání valné hromady nemusel opakovat (což může pak řadu věcí komplikovat, zejména pokud valná hromada musí něco schválit do určitého data).
Opožděné svolání valné hromady lze zhojit tím, že se společník (obvykle přímo na valné hromadě) vzdá svého práva na včasné a řádné svolání valné hromady, avšak pokud se daný společník tohoto svého práva vzdát chtít nebude, společnost (svolavatel) s tím nic neudělá a opožděně svolaná valná hromada tak bude stižena vadou, která bude moci způsobit neplatnost valné hromady.
* * *
Teď byste měli mít základní představu o tom, jaké kroky je potřeba provést k tomu, abyste valnou hromadu v SRO mohli svolat správně a abyste minimalizovali riziko, že platnost Vaší valné hromady bude napadána. Vezměte prosím však na vědomí, že výše uvedené informace neposkytují vyčerpávající a komplexní souhrn všech povinností, které je potřeba při svolávání valné hromady dodržet a že je třeba vždy pečlivě uvážit, pro jaké účely je valná hromada svolávána a zda není třeba splnit ještě i další požadavky právních předpisů (jako například již zmíněného zákona o přeměnách obchodních korporací a družstev).
Jestliže máte pocit, že proces svolávání a řízení valné hromady by Vám mohl působit obtíže nebo pokud se chystáte na konkrétní valnou hromadu, která bude mít pro Vaši společnost zvlášť vysoký význam, a chcete, aby vše proběhlo v souladu s právními předpisy, velmi rád Vám se zajištěním řádného svolání a průběhu valné hromady pomohu. V případě Vašeho zájmu mě kontaktuje a věc probereme (tel.: 775 903 660, e-mail: advokat@radanjanos.cz, web: www.radanjanos.cz).
Radan Janoš, advokát